إذا كنت مبادئ شركتك أو مشروعك التجاري فأنت تقول “أبغى كول سنتر خادمني ويرتب الاتصالات مع العملاء بشكل رئيسي”، مؤهل على الطريق الصحيح، لأن هناك نظام كول سنتر من البداية مو لتكوين مهنة، بل يعطي منصب رئيس عن علامتك.
في المقال هذا، شرح لك وش الخطوات لتأسيس كول سنتر الأساسي من البداية، من المخاطر غير المخاطر، وبطريقة تناسب احتياجات الشركات الناشئة.
الخطوة الأولى: اعرف احتياجك الحقيقي
أول سؤال يجب عليه: وش الهدف من يريد سنتر؟ هل تحتاج لخدمة العملاء؟ أو مبيعات؟ أو الحصول؟ هل تبغى مكالمات ورد فقط؟ أو وردة ومصدرة؟
بناءً على نوع نشاطك، حدد النوع المناسب والمناسب:
- للتفاعل مع العملاء: النطاق الرئيسي للمشاركة في استقبال المكالمات وتنظيمها.
- أتمنى المبيعات: تحتاج خصائص مثل الرد الآلي، توزيع المكالمات، وتتبع نتائج الحمل.
الجزء الثاني: نوع النظام – تقليدي ولا سحابي؟
في البداية، يسأل كثيرون: “أركب نظامًا في مكتبي؟ ولا أستخدم نظام سحابي؟”
✅ النظام السحابي (Cloud Call Center) هو المناسب للشركات الجديدة ، لأنه:
- ما يحتاجه تجهيزات
- يبدأ مباشرة من الإصدار
- مرن ويكبر معك
- يدعم العمل بعد حتى لو كان موظفاً خارج السعودية
بينما النظام الأصلي (On-Premises) يحتاج إلى أجهزة وسيسفرات وحسم أعلى.
الجزء الثالث: معالجة المعلومات العصبية
لو اخترت النظام السحابي ، الأمور أسهل بكثير ، كل ما تحتاجه:
- إنترنت مستقر
- اجهزة كمبيوتر وسماعات
- فريق مؤهل يستخدم النظام
أما لو كنت تفضل نظام داخلي، تحتاج إلى مكتب تجهيزات، شبكات داخلية، وتركيب أجهزة مع سيرفرات.
الخطوة الرابعة: خطوط الاتصال وربطها بالكول سنتر
نركّب أرقامًا خاصة بك (رقم موحد، رقم محلي، أو أيرلندي حسب السوق اللي يشمله). ثم نربط الرقم مع النظام، بحيث تتوصل الفنادق مباشرة إلى ما هو متوقع حسب التوزيع التلقائي. وهذا يوفر للعميل وقت الانتظار، ليتناسب مع الأشخاص المناسبين.
الجزء الخامس: تخصيص النظام حسب طبيعة عملك
غرض سنتر الاحترافي إنه ما يكون “نسخة طبق الأصل” لكل الناس ، بل:
- أوراق ¾ حسب احتياجك.
- يحتوي على خصائص مثل:
- الرد الآلي
- تسجيل المكالمات
- توزيع المكالمات مباشرة
- تقارير عن الأداء والجودة
- مع وصلات المبيعات
يعني تصير تتحكم في المكالمات ، وتتابع فريقك أول بأول.
الخطوة السادسة: تدريب فريقك
ما يكفي من النظام ، بحاجة إلى موظف يعرف استخدامه صح. التدريب يشمل:
- استخدام لوحة التحكم
- كيفية الرد على المكالمات
- التعامل مع المشاكل الفنية
- تسجيل المذكرة في النظام
فريقك هو خدمة خدمة شركتك ، فلازم يكون جاهزًا لتقديم تلفيق تكلفة عملك.
الخطوة السابعة: الدعم المستمر
حتى لو ركبت نظامًا أفضل، بتواجه انتظارًا طارئًا، مثل:
- توقف الخدمة
- بطء في الاتصال
- صعوبات في الدخول الكامل
هنا يجي دور الدعم الفني السريع، سواء عن بعد أو بالحضور لموقعك. ومن ثم نختار خدمة الاستماع الفوري، ويضمن النظام بدون اتصال بالإنترنت.
كم تكلفني كول سنتر بسيط وفعال؟
لو كنت شركة ناشئة ، أكيد تسأل: “كم التكلفة؟ هل أقدر أبدأ بدون ما اضغط على النقود؟” الخبر المناسب إن فيه باقات مصممة خصيصًا للشركات الجديدة ، وبأسعار مناسبة الأساسيات التي تحتاجها:
- توزيع المكالمات
- تسجيل
- تقرير
- دعم فني
هل أحتاج إلى شركة ترك لي كل شيء؟
يجب أن تكون تمتلك تقنية ، ولديها خدمة يمكن أن يركب بها النظام من الألف للياء:
- دراسة احتياجك
- تجهيز البنية
- تركيب الأرقام
- إعداد النظام
- تدريب الموظفين
- توفير الدعم الفني بعد التشغيل
يعني على شغلك ، وهم يتولوون التقنية.
افتتاحية: كيف تبدأ كول سنتر لشركتك الجديدة؟
- حدد احتياجاتك
- اختر نوع النظام المناسب (يفضل السحابي)
- الأجهزة الأساسية
- ركب الأرقام وربطها بالنظام
- فعل تجار اللي تجار شغلك
- درب فريقك
- تأكد من وجود دعم فني
إذا كنت تبغى تبدأ كول سنتر رئع ، بدون مصاريف كبيرة ، تفضل بسرعة – 📞 تواصل معنا اليوم على 0555107312 نكمل لك نظام جاهز ، وتشغيل خلال يوم واحد فقط.